Áp dụng in hóa đơn điện tử là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, giảm thời gian, chi phí cho DN, góp phần tạo điều kiện giúp ngành thuế hoàn thành nghĩa vụ thu NSNN. Tuy nhiên, các quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 trước đây, khi đưa vào áp dụng ở một số DN đã gặp phải vướng mắc. Thêm vào đó, Luật Quản lý thuế sửa đổi bổ sung năm 2015 quy định, DN không phải nộp bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra, dẫn đến cơ quan thuế không có đầy đủ thông tin để đánh giá rủi ro phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Xuất phát từ những bất cập trên đây, Tổng cục Thuế tiến hành tham khảo các nước đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử có xác thực của cơ quan thuế. Từ năm 2014, Tổng cục Thuế đã thử nghiệm tại 4 DN và nhận được sự ủng hộ tích cực vì những lợi ích rõ rệt mà tiện ích này đem lại cho DN. Sử dụng hóa đơn điện tử, DN có thể loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn giấy, giảm được chi phí mua, in, đặt in hóa đơn, bảo quản lưu kho hóa đơn. Không chỉ có vậy, DN còn giảm được các chi phí về quản lý, nhân lực, giao nhận hóa đơn đến các điểm giao dịch. Các chi phí này rất lớn, nhất là với DN sử dụng nhiều hóa đơn trong tháng như điện, nước, viễn thông. Theo ước tính, nếu chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, DN giảm được 2/3 chi phí về quản lý hóa đơn.

Ông Nguyễn Văn Thủy - Phó Vụ trưởng Vụ quản lý thuế DN lớn (Tổng cục Thuế) cho rằng, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho DN tăng uy tín trên thị trường, do hóa đơn đã được Tổng cục Thuế xác thực và tránh bị làm giả. “Có thể khẳng định hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là giải pháp công nghệ thông tin dựa trên cơ sở hành lang pháp lý về hóa đơn điện tử, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế và đáp ứng được các yêu cầu về quản lý thuế của Việt Nam trong giai đoạn hiện nay”, ông Thủy cho hay.

Thao tác đơn giản, dễ áp dụng

Để sử dụng hóa đơn điện tử, DN sử dụng chứng thư số để truy cập vào trang web do Tổng cục Thuế xây dựng để đăng ký tham gia sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực. Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đăng ký và phê duyệt cho DN tham gia thí điểm (sau này việc chấp nhận sẽ là tự động dựa trên một số tiêu chí chung). Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, DN đăng ký phát hành số hóa đơn có xác thực tại trang web do Tổng cục Thuế xây dựng tương tự như thông báo phát hành hóa đơn giấy. Điểm khác biệt so với hóa đơn giấy là DN có thể sử dụng ngay những số hóa đơn này sau khi đăng ký mà không phải chờ 5 ngày như quy định với hóa đơn giấy.

Để lập hóa đơn, DN có thể truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng lập phần mềm in hóa đơn đang sử dụng. Sau khi lập hóa đơn, DN sử dụng chứng thư số để xác nhận việc xuất hóa đơn cho người mua. Thông tin yêu cầu này sẽ được gửi đến hệ thống cấp mã tại trung tâm thông tin của Tổng cục Thuế, từ đó cấp lại cho hóa đơn của DN số xác thực duy nhất trên toàn quốc cùng chuỗi ký hiệu để xác thực hóa đơn. Kèm với 2 thông tin trên, hệ thống công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế sẽ sinh tạo lập mã vạch 2 chiều để gắn lên dữ liệu điện tử của hóa đơn giúp người mua và các cơ quan có liên quan kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn.

Mặc dù việc sử dụng hóa đơn điện tử rất dễ dàng và thuận lợi. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử có mã xác thực được đưa vào cuộc sống, ông Thủy cho rằng cần phải có sự phối hợp của các ban ngành có liên quan như: công an, quản lý thị trường, hải quan. “Các đơn vị này cần thống nhất tính pháp lý của hóa đơn điện tử và được trang bị những công cụ giúp cho việc quản lý, sử dụng hóa đơn của người mua và người bán được dễ dàng hơn. Do hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế còn khá mới tại Việt Nam, nên để đưa những chứng từ này vào thực tiễn cần có sự tuyên truyền rộng đến các DN và người dân trên cả nước”, ông Thủy nói.

Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử

- Từ tháng 9 - 12/2015, Tổng cục Thuế sẽ triển khai thí điểm tại 200 DN.

- Từ tháng 1/2016, sẽ mở rộng triển khai cho các DN trên địa bàn Hà Nội và TP HCM. Căn cứ vào thực tế triển khai ở 2 TP lớn này, Tổng cục Thuế sẽ tiếp tục xây dựng lộ trình mở rộng triển khai cho các DN trên địa bàn các khác.